Văn phòng làm việc là nơi diễn ra các hoạt động công việc quan trọng như phát triển ý tưởng và giải quyết công việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Chính vì vậy việc thiết kế nội thất văn phòng phải đảm bảo phù hợp với tính chất công việc về không gian, màu sắc và cách sắp xếp nội thất sao cho phù hợp với từng công ty.
Hay nói theo một cách khác nội thất văn phòng chính là nơi thể hiện phong cách, cá tính của từng doanh nghiệp góp phần quan trọng trong việc tạo ấn tượng sâu sắc đối với khách hàng và đối tác trong việc ghi nhớ các thương hiệu của công ty. Vậy thiết kế nội thất văn phòng cần phải lưu ý những điều gì và quy trình thực hiện như thế nào sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu.
I. Cần lưu ý những điều này trước khi thiết kế nội thất văn phòng
Việc trao đổi thông tin với nhà thiết kế về mong muốn bạn cần gì ở một văn phòng làm việc là một yếu tố quan trọng trong một dự án thiết kế nội thất văn phòng vì vậy trước khi thiết kế nội thất văn phòng bạn cần phải chuẩn bị một số yêu cầu như:
1. Nắm chắc bảng thống kê nhân sự.
- Trước hết bạn cần phải làm rõ về số lượng nhân viên sẽ làm việc trong hệ thống văn phòng.
- Một bảng thống kê nhân sự cần chỉ rõ về các cấp độ nhân sự khác nhau, những nhân viên nào cần làm việc riêng, mỗi phòng ban cụ thể có bao nhiêu người.
- Bảng thống kê số lượng này không những phải chỉ ra số lượng nhân viên hiện tại mà phải chỉ ra được số lượng nhân viên mà công ty sẽ dự định phát triển trong tương lai.
2. Sự liên hệ của các chi tiết nội thất trong văn phòng.
- Mỗi một công ty có một tập quán và hình thức làm việc riêng vì vậy bạn cần phải cho các nhà thiết kế biết được các bộ phận, các nhóm cần phải làm việc gần nhau, họ cần phải có không gian hợp lý để phối hợp với nhau như thế nào.
Bên cạnh đó nhóm nào cần phải liên hệ với bên ngoài, nhóm nào liên hệ nhiều với bên trong văn phòng bạn cũng cần phải nêu rõ với các nhà thiết kế.
3. Luôn liên kết với hình ảnh và văn hóa công ty.
- Những hình ảnh về văn hóa công ty và những giá trị văn hóa mà bạn coi trọng sẽ thể hiện được thiện chí và sự tích cực trong quá trình làm việc của cả công ty chính vì vậy bạn cần phải mô tả cho các nhà thiết kế nội thất văn phòng biết được mong muốn của mình về những hình ảnh có thể phản ánh được mặt tốt của văn phòng.
4. Lên danh sách yêu cầu về tiện ích và cơ sở hạ tầng.
- Những yêu cầu về tiện ích và cơ sở hạ tầng được coi là một sự chuẩn bị tốt nếu bạn làm rõ những tiện ích mà bạn hướng đến cho văn vòng làm việc như: phòng họp, không gian thảo luận, khu vực in ấn,…theo những gì mà đội ngũ nhân viên của bạn kỳ vọng.
- Những yêu cầu về hạ tầng, kỹ thuật cũng cần phải làm rõ với bộ phận thiết kế để đảm tiêu chuẩn kỹ thuật hạ tầng nội thất cho văn phòng.
II. Quy trình thiết kế nội thất văn phòng
Thiết kế nội thất văn phòng có những bước cơ bản như sau:
1. Trao đổi trực tiếp với khác hàng.
Khách hàng sẽ trực tiếp trao đổi với nhà thiết kế để họ nắm rõ những mong muốn của mình để phục vụ tốt cho quá trình thiết kế và tạo nên sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
2. Khảo sát hiện trạng mặt bằng và tư vấn trực tiếp.
Sau khi đã trao đổi các thông tin chi tiết về việc thiết kế các nhà thiết kế sẽ trực tiếp khảo sát thị trường nhằm xác định rõ hiện trạng mặt bằng và tiến hành đo đạc diện tích một cách chính xác. Và từ đó đưa ra những ý tưởng thiết kế hoàn hảo đồng thời báo giá chi tiết cho chủ đầu tư.
3. Ký kết hợp đồng giữa chủ đầu tư và đơn vị thiết kế.
Việc kí kết hợp đồng sẽ được thực hiện khi chủ đầu tư đồng ý với những ý tưởng, phương hướng thiết kế không gian văn phòng cùng với mức chi phí thiết kế mà đơn vị thiết kế đưa ra.
4. Thiết kế phối cảnh 3D.
Khách hàng sẽ nhận được bản vẽ phối cảnh 3D cùng với sự bố trí nội thất văn phòng với mục đích giúp khách hàng có cái nhìn tổng quát nhất về dự án thiết kế.
5. Chốt bản vẽ.
Sau khi khách hàng đã hài lòng về bản vẽ thì đơn vị thiết kế sẽ tiến hành chốt bản vẽ. Trường hợp khách hàng chưa hài lòng về bản vẽ thì đơn vị thiết kế sẽ chỉnh sửa cho đến khi nào khách hàng hài lòng.
6. Bàn giao hồ sơ và quyết toán.
Thời gian bàn giao hồ sơ và thanh toán hợp đồng phụ thuộc vào sự thống nhất giữa chủ đầu tư và đơn vị thiết kế.
Trên đây là những bước cơ bản trong quy trình thiết kế nội thất văn phòng mà bạn cần phải nắm rõ. Thiết kế nội thất văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo không gian làm việc hợp lí và thoải mái cho người làm việc.
Chính vì vậy bạn cần phải tính toán kỹ lưỡng và xem xét cụ thể trước khi đưa ra quyết định ký kết hợp đồng. Bên cạnh đó bạn cần phải xem xét kỹ về các khoản chi phí đầu tư tránh những phát sinh không đáng có.
